Comptable : Quelles tâches déléguer à une Adjointe virtuelle?

Quelles tâches confiées à une Adjointe virtuelle

Vous êtes un cabinet de comptable ou bien vous opérez seul et vous ne savez plus où donner de la tête?

Faites appel aux services d’une Adjointe virtuelle pour vous aider!

Voici quelles sont les tâches que vous pouvez lui déléguer en toute quiétude :

  • Suivre et gérer votre agenda;
  • Programmer les rendez-vous;
  • Faire des suivis auprès de clients potentiels;
  • Exécuter la tenue de livres et la gestion des dossiers de comptabilité (opérations courantes, écritures de journal, états financiers et rapports trimestriels);
  • Calculer, préparer et publier des documents associés aux comptes tels que :  des factures, des relevés d’inventaire, des états de compte et d’autres relevés financiers;
  • Coder, totaliser, réunir en lots, consigner dans un registre ou saisir à l’ordinateur, vérifier et rapprocher des transactions telles que : les comptes fournisseurs et clients, la paie, les commandes, les chèques, les factures, les demandes de chèques et les relevés bancaires;
  • Compiler les données et documents budgétaires à partir des estimations des recettes et dépenses, et des budgets précédents;
  • Préparer des relevés ou rapports de revient ou périodiques;
  • Calculer les coûts des matériaux, les frais généraux et autres dépenses à partir des estimations, des devis et des listes de prix;
  • Préparer la paie du personnel de l’organisme et effectuer les remises gouvernementales;
  • Enregistrer les transactions effectuées au nom de l’organisme;
  • Numériser les factures;
  • Produire les déclarations de revenus, et rapports TPS et TVQ;
  • Compiler des statistiques;
  • Produire divers rapports et formulaires (formulaires relativement à l’assurance emploi, formulaires T4 aux employés à la date convenue);
  • Et plus encore…

Ouf! vous ne pensiez pas qu’elle pourrait vous aider autant?

Voilà pourquoi faire appel aux services d’une Adjointe virtuelle peut non seulement vous libérer des tâches qui vous pèsent et/ou que vous n’arrivez tout simplement plus à tenir à jour.

Résultat : vous vous sentez moins essoufflé, vous avez plus de temps pour traiter de nouveaux dossiers et, par le fait même, vos revenus augmentent.

Et que dire du temps de qualité qu’il vous reste à consacrer à vos loisirs et à votre famille!

Alors, qu’attendez-vous pour communiquer avec moi?

Je vous réfère la perle rare que vous recherchiez depuis toujours!

Mélissa Plante Formatrice et adjointe virtuelle

Une adjointe virtuelle ça coûte combien?

C’est incontestablement la première question qu’on se pose : ça va me coûter combien?

 

Et bien, dans cet article, je vais tenter de faire la lumière sur les coûts réels reliés à un employé à temps partiel versus utiliser les services d’une adjointe virtuelle.

VOUS EMBAUCHEZ UN(E) EMPLOYÉ(E) À TEMPS PARTIEL

Justine occupe le poste d’Adjointe administrative, 21 heures par semaine à un taux horaire de 20 $ l’heure.

Malgré toute sa bonne volonté, Justine arrive parfois en retard le matin, prend un 10 à 15 minutes de plus pour son heure de lunch, jase avec ses pairs et navigue sur son téléphone.

Nous pouvons facilement estimer une perte de temps d’environ trois (3) heures par semaine, ce qui réduit son temps de travail à 18 heures, mais vous la rémunérez pour 21 heures.

Ensuite, il y a les vacances (souvent deux (2) à trois (3) semaines par année) et quelques journées d’absence pour maladie ou autres raisons valables (environ trois (3) à cinq (5) jours par année).

À ce qui précède, s’ajoute également les jours fériés.  Malgré le fait que votre employé(e) est à temps partiel, vous devez lui accorder les jours fériés au même titre qu’un(e) employé(e) à temps plein.

À titre d’exemple : Justine travaille du mardi au jeudi et le jour férié est un lundi. 

Selon la CNESST l’employeur à deux (2) choix :

– Soit lui verser une indemnité en plus de son salaire pour la journée;

– Soit lui donner une journée de congé.

Et pour terminer, s’ajoute toutes les charges sociales que vous devez verser au gouvernement, les augmentations de salaire ou bonis au fil des ans.

Ouf, ça commence à coûter cher!

VOUS UTILISEZ LES SERVICES D’UN(E) ADJOINT(E) VIRTUEL(LE)

Vous décidez d’utiliser les services de Marie avec une banque d’heures de 20 heures par semaine à 40 $ de l’heure.

Marie effectue les tâches demandées et vous charge que pour le temps qu’elle a mise à les effectuer.

Marie travaille de la maison et elle n’est pas dérangée par ses pairs ni interrompue pour gérer les diverses demandes imprévues en milieu de travail.

Si Marie prend des vacances, en congé férié ou maladie, elle ne vous coûte pas un sou. 

À moins d’une augmentation de ses tarifs, vous n’avez pas à lui verser de boni, d’augmentation ou de compensation financière si vous mettez fin à votre collaboration.

Si, pour une raison quelconque les besoins diminuent, vous n’êtes pas tenu d’utiliser ses services, car en général, la banque de temps est valide pour une période de plusieurs mois.

Et pour conclure, les services de votre adjointe virtuelle représentent une dépense déductible à 100 % en plus de récupérer les taxes.

Nul besoin de faire des calculs savants, c’est nettement plus avantageux pour une entreprise de faire appel aux services d’un(e) adjoint(e) virtuel(le) que d’embaucher un(e) employé(e) à temps partiel!

Vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi Mélissa Plante Formatrice et adjointe virtuelle

*Les chiffres utilisés sont à titre d’exemple seulement et les taux horaires d’une adjointe virtuelle peuvent varier.

 

Apprendre à déléguer… Par où commencer?

Déléguer, ça fait peur… Automatiquement, j’entends « Combien ça va me coûter? » ou encore « Ce ne sera pas aussi bien fait que si c’est moi… »   Vous savez quoi?  Je vous comprends!

J’ai une entreprise moi aussi, tout comme vous. Et ce n’est pas toujours évident de savoir par où commencer. Où perdons-nous notre temps, notre énergie? Où sommes-nous plus efficaces, plus productifs?

Comment apprendre à déléguer et trouver ce qui doit parfois être laissé à des experts!

ÉTAPE 1

Établissez la liste de TOUTES vos tâches hebdomadaires. Autant du côté personnel que du professionnel. Parce que parfois, c’est peut-être de l’aide pour les enfants, les repas ou le ménage que vous pourriez déléguer.  N’oubliez aucun détail! Allant du pliage de linge à la tenue de livre de votre entreprise.

ÉTAPE 2 

Ensuite, sur une feuille de papier, listez chacune de vos tâches dans des catégories.
a) J’aime cette tâche et je suis experte dans ça
b) J’aime le faire, mais je trouve ça long
c) Je n’aime pas cette tâche, mais je suis excellente dans ça
d) Je n’aime pas cette tâche, mais je dois absolument la faire moi-même
e) Cette tâche me fait perdre du temps totalement

ÉTAPE 3

Attribuez un nombre d’heures que vous pouvez déléguer pour les tâches qui vous rendent moins performants.

ÉTAPE 4

Contactez une ressource extérieure, telle qu’une adjointe virtuelle, qui pourra vous aider à diminuer votre charge de travail et vous aider à vous accomplir pleinement semaine après semaine!