Une adjointe virtuelle DOIT optimiser son temps : 5 outils qui te feront gagner des heures dans ta journée!
Quand tu étais salariée, la gestion de ton temps professionnel était relativement simple. Tu n’avais qu’à respecter les demandes d’un seul employeur. Un seul agenda à gérer. Bien sûr, il y a des exceptions à la règle, mais la plupart du temps, l’adjointe administrative est au service d’un seul département.
En te lançant en affaires, c’est différent de deux façons.
La première? Être travailleuse autonome implique que tu auras plus d’un client.
Plusieurs mandats. Des façons de faire qui sont propres à chaque entreprise. Juste pour te donner un exemple, certains de tes clients utiliseront la Suite Microsoft et d’autres Google… C’est un réel casse-tête!
Ça, c’est pour la portion client.
Tu as maintenant une entreprise, ce qui veut dire que tu auras beaucoup plus de chapeaux à porter : Vendeuse. Comptable. Graphiste. Créatrice de contenu. Et j’en passe.
Au début, tu auras du temps pour tout faire. Tu commenceras par avoir un client et ton entreprise. Ensuite, un deuxième client. Et un troisième…
Et tu arriveras à un point dans ton entreprise où tu manqueras de temps. Et c’est ce dont on rêve toutes, d’avoir un horaire rempli, mais ce n’est pas une raison pour consacrer moins de temps à ton entreprise ou de délaisser des tâches (comme la prospection) parce que tu manques de temps.
Pour optimiser son temps, comment faire? Tu dois d’abord analyser ce que tu fais actuellement. Par la suite, tu seras en mesure de savoir quelle tâche te demande trop de temps et de trouver des solutions pour l’optimiser.
Dans cet article, tu trouveras mes 5 outils préférés. Je les utilise tous les jours et je ne m’en passerais plus! Ils me permettent d’optimiser mon temps le plus possible.
1. Comment fais-tu pour comptabiliser les heures que tu factures à tes clients?
Plusieurs adjointes virtuelles, lorsqu’elles débutent, décident d’offrir leurs services en vendant des banques d’heures. Et c’est parfait pour commencer. Tu ne connais pas encore ta valeur et c’est à force d’obtenir des contrats que tu pourras établir tes prix d’une autre façon si tu le souhaites.
Quand tu as un client, c’est plutôt facile de tenir à jour les heures travaillées dans un fichier Excel, mais le but d’optimiser son temps, c’est de le faire AVANT de ne plus avoir de temps.
Clockify est selon moi, l’outil à utiliser pour te faciliter cette tâche et ne rien oublier. C’est une application gratuite qui te permet de suivre toutes tes heures.
Plusieurs fonctions sont géniales, comme l’« autotracker ». Si tu as oublié de partir ton minuteur, tu peux voir ton historique de navigation et ainsi attitrer les heures travaillées au bon client.
Des rapports d’heures peuvent aussi être générés si un de tes clients demande à avoir une vérification de ce genre.
Aussi, tu peux linker Clockify avec d’autres applications comme Gmail, Asana, Trello, Zoho etc.
Je t’invite donc à explorer cet outil qui peut te faire économiser beaucoup de temps.
2. Quelle application de gestion de projet choisir?
Si tu effectues une recherche sur Google, tu trouveras beaucoup d’options. Tu pourrais décider de tous les essayer. Chaque application comporte ses avantages et ses inconvénients. Comme n’importe quoi que tu achètes. Pense juste à la dernière fois où tu t’es acheté une laveuse ou un réfrigérateur…
Mais je ne suis pas certaine que d’optimiser son temps et décider de faire ça, c’est gagnant.
Je ne suis pas là pour te vendre quoi que ce soit non plus. Cependant, à force d’expériences (oui, j’en ai essayé plusieurs), j’ai décidé d’utiliser Asana.
Pourquoi?
Pour sa simplicité d’utilisation, sa gratuité et sa bibliothèque d’intégrations très complète.
En plus, tu peux le synchroniser avec Zoho
Quand tu te lances en affaires comme adjointe virtuelle, tu es généralement seule. Mais si tu te retrouves à ajouter des membres à ton équipe, en tant qu’employés ou sous-traitants, c’est toujours agréable d’avoir un endroit où tout peut se retrouver.
De plus, tu peux partager ton projet avec tes clients. C’est parfois (voire même souvent!) plus facile que d’échanger par courriel, par Messenger et même des fois les deux…
3. Paint vient d’être relégué aux oubliettes!
Fini le temps où on devait changer les couleurs de notre image en appuyant sur les pixels. Te souviens-tu?
Canva est maintenant là pour tous tes besoins simples en visuel. Le résultat n’est pas le même que si tu fais affaire avec une graphiste, mais tu peux réussir à créer de belles choses.
C’est une application ULTRA simple d’utilisation. Avec la version gratuite, tu peux t’amuser longtemps.
Tu ne veux pas payer tout de suite pour un logo? Crées-en un rapide toi-même.
Tu veux des visuels sur tes réseaux sociaux? Clique sur « créer un design » et tu seras sur la bonne voie!
Pour des outils gratuits ou pour créer des présentations (comme sur PowerPoint), c’est une super option aussi.
Tu ne pourras plus t’en passer! Quand tes enfants arriveront avec leur projet d’exposé oral, tu vas tout de suite penser à le créer là-dessus.
Pour ma part, je me suis créé des gabarits avec les couleurs et la typographie que je réutilise pour tous mes visuels. C’est une excellente façon d’avoir un branding constant. Les gens peuvent associer tout de suite le visuel qu’ils voient à mon entreprise. Et ça, c’est puissant! Je t’en parle justement dans cet article.
4. Tu ne peux pas passer à côté de ça… Les fameux courriels!
Optimiser son temps, c’est aussi faire des choix et s’y tenir. Crée-toi une adresse courriel que tu n’utiliseras que pour ton entreprise. Que ce soit Gmail ou Outlook, peu importe, mais de grâce, n’utilise pas 10 adresses différentes!
Si tu offres la gestion de courriels, tu en auras assez d’effectuer celle de tes clients. Assure-toi que la tienne est optimisée à 100% et que tu n’oublies pas de mettre du temps à ton horaire pour y répondre.
Je te recommande de prévoir un bloc en début et en fin de journée au minimum et d’en ajouter un avant ou après ton dîner, selon les besoins.
De plus, en choisissant Gmail ou Outlook, tu pourras utiliser l’agenda qui y est associé et planifier ton horaire comme une pro.
5. J’en ai perdu du temps à trouver une plage horaire qui convenait à mon client!
Je suis certaine que cette phrase te rejoint.
Tu commences à parler avec un client potentiel. Il est intéressé, veut te rencontrer et tu lui proposes tes disponibilités. Il te répond qu’il n’a pas les mêmes disponibilités que toi et il t’envoie d’autres choix…
Ce peut être long!!!
C’est comme organiser une soirée avec plusieurs de tes amies. Une première propose une date et finalement, vous partagez tous vos horaires.
C’est la même chose que tu peux faire avec Calendly. Sans montrer ton horaire complet à tes clients potentiels, tu inscris les disponibilités que tu as et tu envoies le lien. Seulement, fais attention avec ça. Tu devrais commencer par proposer deux disponibilités à ton client potentiel et si ça ne fonctionne pas tu pourras lui envoyer ton lien Calendly.
Optimiser son temps, c’est bien, mais pas au détriment de la relation humaine que tu bâtis avec tes clients. Ce n’est pas un lien que tu dois envoyer à n’importe qui et n’importe comment.
Optimiser son temps, est-ce si compliqué à faire?
Je ne crois pas, mais tu dois avoir les bons outils et surtout, ne pas attendre d’être submergée de travail pour le faire.
Si tu commences à y penser trop tard, tu ne sauras pas par quoi commencer et tu manqueras toujours de temps pour prendre un moment d’arrêt. Parce que oui, ce sont des applications simples, mais ça demande un peu de temps pour apprendre comment ça marche et une certaine adaptation pour l’intégrer à ta routine.
Et si tu veux aller plus loin dans ton optimisation de temps, j’ai un autre article sur le même sujet qui devrait t’intéresser fortement!